Si decide contratar directamente a cuidadores a domicilio, usted será un empleador y estará sujeto a las leyes laborales y los impuestos de su estado. Esto puede incluir la acumulación de subsidios por enfermedad, descansos obligatorios, pago de horas extras y otros elementos, así como las leyes y los requisitos del Gobierno federal.
Hemos recopilado información esencial para que usted pueda comprender los requisitos y las responsabilidades de ser un empleador con empleados que brindan cuidados.
Asegúrese de cumplir con las leyes fiscales estatales y locales
Care.com ha reunido un directorio de todas las leyes y los impuestos de todos los estados. Parece mucho, y al principio lo es, pero con el tiempo, se vuelve mucho más fácil. Algunas personas se sienten tentadas a pagar a los cuidadores a domicilio como contratistas independientes a través de formularios 1099, sin deducir impuestos a los empleados ni pagar impuestos al empleador. Sin embargo, el Gobierno federal ha determinado sistemáticamente que los cuidadores a domicilio deben ser tratados como empleados W-2 (fuente: Care.com).
Cumplir con las leyes laborales y fiscales de su estado puede resultar una carga, pero no cumplirlas es riesgoso. Algunos abogados se ganan la vida persiguiendo a empleadores domésticos por “robo de salarios” y por otras violaciones de las leyes estatales. Haber cumplido la ley y tener buenos antecedentes son su mejor defensa contra tales reclamos. Si ha pagado a su cuidador a domicilio fuera de una nómina, en efectivo o de otra manera «fuera del sistema», se expone no solo a demandas por parte de sus cuidadores y abogados, sino también a multas del Gobierno estatal y federal.
Creación de acuerdos de cuidado personal
Le recomendamos que tenga un acuerdo escrito con el cuidador que emplea. Esto es especialmente importante si el cuidador es un miembro de la familia.
Un acuerdo escrito no solo aclarará las expectativas, sino que también será útil si más adelante se solicita Medicaid. Sin el acuerdo escrito, Medicaid puede considerar el dinero pagado como si lo hubiera regalado, lo que puede afectar la elegibilidad.
Si un administrador de cuidados geriátricos lo está ayudando, es posible que tenga una plantilla de acuerdo que le guste usar al administrador. La Family Caregiver Alliance ha detallado los elementos de un buen acuerdo de cuidado, que incluye una discusión sobre la contratación de familiares como cuidadores. El American Council on Aging también brinda información útil.
También hay ejemplos de acuerdos disponibles en línea.
Realizar verificaciones de antecedentes es esencial
Si contrata a alguien a través de una agencia o con la ayuda de un administrador de cuidados geriátricos, compruebe que se haya realizado una verificación de antecedentes y en qué consistió dicha verificación. Si lo va a contratar directamente, le recomendamos encarecidamente que realice una verificación de antecedentes, ya sea usted mismo o contratando a otros. La Family Caregiver Alliance ha compilado un recurso detallado sobre verificaciones de antecedentes.
Como mínimo, debe verificar al menos tres referencias, dos de las cuales deben ser empleadores anteriores; ver una identificación con fotografía y, si la persona conducirá en su nombre, su licencia de conducir (verifique con el DMV la validez y su registro); y verificar las credenciales, si las hay. También es recomendable realizar verificaciones de antecedentes penales y crediticios.
Existen muchos servicios disponibles en línea para realizar verificaciones de antecedentes de cuidadores a domicilio, uno de los cuales ha elaborado una buena descripción general. Los costos generalmente varían entre 10 y 100 dólares, dependiendo del monto del cheque.
Este proceso puede parecer abrumador, por lo que puede ser sensato contratar a profesionales. Sin embargo, realizar una verificación de antecedentes es muy importante, ya que el cuidador estará en su hogar y será responsable de una persona vulnerable.
Gestión de nóminas
Si usted es un empleador, necesitará un número de identificación de empleador (EIN) federal y, en algunos estados, un EIN estatal. Puede solicitarlos usted mismo, o algunos servicios de nómina lo ayudarán a obtenerlos. La Agencia Federal de Pequeños Negocios tiene una guía para obtener un EIN federal y un EIN estatal por su cuenta.
Existen muchos servicios de nómina disponibles, y algunos se especializan en los cuidados en el hogar, como MyHomePay.com, propiedad de Care.com. Otros, como Surepayroll, propiedad de Paychex, o Gusto, atienden tanto a empleadores privados como a pequeñas empresas.
En general, los servicios de nómina cobran una tarifa fija por mes y luego por cada empleado. Pueden cobrar cargos adicionales por determinados informes. Asegúrese de obtener el plan completo de tarifas antes de inscribirse.
Los mejores servicios de nómina ofrecen las siguientes características:
- Pagos mediante depósito directo
- Presentación y pago de impuestos sobre la nómina
- Autoservicio y autoincorporación de empleados
- Informes básicos
- Actualizaciones automáticas de cumplimiento
- Generar formularios W-2 de fin de año
- Calcular horas extras y deducciones fiscales
- Cumplir con las leyes laborales estatales y locales
Usted deberá presentar el anexo H si pagó salarios a un empleado doméstico como parte de su declaración de impuestos federales del formulario 1040. Como se mencionó, consulte a su asesor de impuestos sobre la posible deducción de los gastos de atención directa.
Todo esto puede parecer desalentador, pero una vez coordinado, realmente puede funcionar sin problemas. Una de las principales ventajas de contratar directamente a un cuidador a domicilio es que ninguna agencia se lleva hasta el 50 % del salario por hora que usted paga a sus cuidadores.
Ya sea que utilice una agencia o contrate directamente a un cuidador a domicilio, ambos enfoques funcionan, y ambos tienen ventajas y desventajas. Tómese el tiempo para investigar el tipo de ayuda que necesita para poder tomar las decisiones que mejor se adapten a sus necesidades.
